Installer DocNote Agent

DocNote Agent est une petite application pour votre ordinateur. Appuyez sur un raccourci, dictez, et DocNote écrit le texte là où se trouve votre curseur : dans votre logiciel de dossier patient, un dossier patient web, une lettre ou un email. Vous relisez et validez toujours le texte vous-même.

Windows	Windows 10 ou 11. Aucun droit administrateur nécessaire
macOS	macOS 13 ou version ultérieure. Disponible sur demande : écrivez à contact@docnote.ch
Compte	Votre compte DocNote habituel

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1. Téléchargez l’installateur depuis docnote.care/download et ouvrez-le : DocNote-Agent-x64-setup.exe. Il fonctionne aussi sur les ordinateurs Windows ARM (Surface Pro X, Snapdragon)
2. Si Windows affiche « Windows a protégé votre PC », cliquez sur Informations complémentaires, puis Exécuter quand même
3. Suivez l’installateur. Choisissez l’installation pour vous uniquement : aucun mot de passe administrateur ne sera alors demandé
4. DocNote Agent démarre et ouvre la fenêtre Bienvenue

Elle vérifie, ligne par ligne, ce dont DocNote Agent a besoin sur cet ordinateur. Chaque ligne passe au vert quand tout est prêt, et comporte un bouton lorsqu’il manque quelque chose :

• Compte DocNote : cliquez sur Se connecter et connectez-vous avec votre email dans le navigateur
• Microphone : s’il est bloqué, cliquez sur Ouvrir les paramètres et activez Accès au microphone et Autoriser les applications de bureau à accéder à votre microphone
• Extension de navigateur : uniquement pour les dossiers patients web (voir ci-dessous)
• Démarrer automatiquement : DocNote Agent démarre à l’ouverture de votre session Windows

Vous pouvez la rouvrir à tout moment : faites un clic droit sur la bulle DocNote, puis Vérifier l’installation…

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Si votre dossier patient s’ouvre dans Chrome ou Edge, ajoutez l’extension DocNote Agent. DocNote écrit alors directement dans le bon champ de la page.

1. Ouvrez l’extension DocNote Agent dans Chrome ou Edge
2. Cliquez sur Ajouter à Chrome (dans Edge : Obtenir, puis autorisez les extensions d’autres boutiques si demandé)
3. La ligne Extension de navigateur de la fenêtre Bienvenue passe au vert. L’icône de l’extension affiche « Connecté »

Après l’installation de DocNote Agent, Chrome peut aussi afficher « Nouvelle extension ajoutée » : cliquez sur Activer.

Dans un hôpital ou un cabinet de groupe, votre service informatique peut installer DocNote Agent et l’extension sur chaque ordinateur, pour Chrome et Edge, sans aucune action de votre part. Demandez-lui de contacter contact@docnote.ch pour le paquet de déploiement.

Si DocNote ne connaît pas encore votre dossier patient web, l’extension seule peut nous montrer quels champs remplir, sans installer DocNote Agent. Travaillez sur un patient de test.

1. Ouvrez votre dossier patient à l’écran où le compte rendu est rédigé
2. Cliquez sur l’icône DocNote dans la barre d’outils du navigateur → Cartographier les champs → Cartographier cet onglet
3. Cliquez sur chaque case que DocNote doit remplir et indiquez ce qui va dedans. Marquez de la même façon les boutons qui y mènent (« Nouvelle consultation »…). La page ne réagit pas à ces clics ; Pause vous la rend pour vous déplacer
4. Terminer l’écran prend une photo de la page et lit sa mise en page. Faites de même sur chaque écran utile
5. Voir le dossier → Exporter le dossier (.zip), puis envoyez le fichier à contact@docnote.ch

L’extension n’enregistre jamais le contenu des champs : sur les photos, leur contenu est flouté. Le reste de l’écran (le nom du patient dans l’en-tête, les listes…) reste visible, d’où le patient de test. Rien ne quitte votre ordinateur avant que vous n’envoyiez le .zip.

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1. Cliquez dans le champ où le texte doit aller
2. Appuyez sur Ctrl+Alt+D (sur Mac : ⌃⌥D) et parlez
3. Appuyez à nouveau sur Ctrl+Alt+D. DocNote écrit le texte à votre curseur

DocNote nettoie toujours ce que vous dictez avant de l’écrire : ponctuation (« virgule », « point »), retours à la ligne (« à la ligne », « nouveau paragraphe »), vos corrections à la voix (« 14/8, pardon 14/9 » devient « 14/9 »), votre dictionnaire et vos raccourcis vocaux. Votre formulation est conservée telle que vous l’avez dite.

La bulle DocNote indique le mode de dictée. Cliquez dessus pour choisir :

• Dictée : votre texte au curseur, nettoyé, sans titre ni structure ajoutés. C’est le mode de base
• Dictée au curseur (radiologues) : idem, mis en forme comme un compte rendu de radiologie. Une section que vous dictez (« Indication », « Conclusion »…) devient un titre, et un titre d’examen que vous dictez se place sur sa propre ligne. C’est toujours votre mode au repos : après un compte rendu rédigé avec un modèle, ou lorsque vous quittez une consultation, DocNote Agent y revient
• L’un de vos modèles DocNote : DocNote rédige le compte rendu avec ce modèle, et vous l’insérez avec Insérer le rapport

Ctrl+Alt+R colle votre dernier compte rendu DocNote. Cliquez sur la bulle DocNote pour ouvrir l’application web.

Branchez votre Philips SpeechMike (Premium, Premium Touch, Premium Air, Ambient) ou votre Nuance PowerMic 4 : DocNote Agent le détecte tout seul, rien à configurer.

• Maintenez le bouton d’enregistrement pendant que vous parlez, puis relâchez-le : DocNote écrit la prise, comme avec Ctrl+Alt+D
• Une brève pression lance la dictée et la laisse tourner : appuyez à nouveau pour la terminer
• Le voyant d’enregistrement est allumé pendant que DocNote enregistre

Si le bouton ne fait rien, quittez Philips SpeechControl ou SpeechExec s’ils sont ouverts, puis débranchez et rebranchez le SpeechMike.

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Si votre spécialité est la radiologie et que votre dossier patient est EDL (défini dans les Paramètres de DocNote), la bulle DocNote comporte un bouton Préparer l’examen (raccourci Ctrl+Alt+E, sur Mac ⌃⌥E).

1. Ouvrez l’examen dans EDL
2. Cliquez sur Préparer l’examen. DocNote lit l’examen et la demande qui y est attachée (le « Bon de radiologie »)
3. DocNote choisit le modèle adapté à l’examen et lit l’indication dans la demande. La bulle affiche ce qu’il a trouvé, par exemple « IRM GENOU DROIT · IRM ostéo-articulaire · indication lue »
4. Dictez uniquement vos constatations : l’indication vient de la demande. Si vous dictez en Dictée au curseur, vous y restez : vos prises sont écrites avec le modèle de l’examen et enregistrées dans le compte rendu de l’examen dans DocNote, avec leur audio
5. Ou, si l’examen est normal, cliquez sur Examen normal : DocNote rédige le compte rendu normal avec l’indication et l’insère là où se trouve votre curseur

La consultation est nommée d’après le patient et le numéro de dossier, par exemple « DUPONT Marie · A10000794487 ». Si vous dictez dans un examen sans avoir cliqué sur Préparer l’examen, DocNote Agent crée cette consultation à votre première dictée (sans lire la demande).

Ouvrir un examen ne lit rien en soi : DocNote ne lit la demande que lorsque vous cliquez sur Préparer l’examen. Si DocNote a choisi le mauvais modèle, choisissez-en un autre dans la bulle : DocNote mémorise votre choix pour cet examen.

DocNote Agent suit l’examen ouvert dans EDL. Lorsque vous revenez à un examen que vous avez déjà préparé ou dicté, la bulle affiche « consultation reprise » avec son modèle et sa demande. Lorsque vous ouvrez un autre examen, ou revenez à la liste, l’agent quitte la consultation précédente, afin que votre dictée suivante n’aille jamais au patient précédent. Le bouton Audio rejoue les dictées de l’examen ouvert.

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DocNote Agent vérifie tout seul l’existence de nouvelles versions. Lorsqu’une version est prête, faites un clic droit sur la bulle DocNote et choisissez Installer la mise à jour … et redémarrer. Il ne se met jamais à jour au milieu d’une dictée.

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Paramètres Windows → Applications → Applications installées → DocNote Agent → Désinstaller.

Cochez Supprimer les données de l’application pour supprimer aussi votre connexion et vos réglages de cet ordinateur. L’extension de navigateur peut être supprimée depuis la page des extensions du navigateur.